G

Giải pháp hóa đơn điện tử
tiện lợi và an toàn

HỦY HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ: QUY ĐỊNH VÀ HƯỚNG DẪN CÁC BƯỚC XỬ LÝ

HỦY HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ: QUY ĐỊNH VÀ HƯỚNG DẪN  CÁC BƯỚC XỬ LÝ

 1. QUY ĐỊNH VỀ HỦY HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

Sử dụng hóa đơn điện tử mang lại nhiều thuận lợi và tiết kiệm chi phí nhưng cũng không tranh khỏi các sai sót khi lập hóa đơn, vậy “khi lập hóa đơn điện tử có sai sót thì có hủy được hay không?”. Câu trả lời là hoàn toàn có thể hủy được. Ngoài ra, hóa đơn điện tử khi hết hạn lưu trữ theo quy định và không có thêm chỉ đạo, quyết định khác của cơ quan có thẩm quyền thì được quyền tiêu hủy. Việc tiêu hủy đảm bảo không gây ảnh hưởng tới các hóa đơn chưa tiêu hủy và sự hoạt động của toàn hệ thống.

 

1.1. Các văn bản pháp luật liên quan đến hủy hóa đơn điện tử

Hiện nay, quy trình hủy hóa đơn điện tử được quy định tại Nghị định 51/2010/NĐ-CP về hóa đơn điện tử của Chính phủ, Thông tư 39/2014/TT-BTC về hóa đơn điện tử của Bộ Tài chính và Nghị định 119/2018/NĐ-CP (Khoản 3, Điều 14).

Thông tư của Bộ Tài chính số 39/2014/TT-BTC yêu cầu hủy hóa đơn chậm nhất 30 ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế.

Nghị định 119/2018/NĐ-CP yêu cầu doanh nghiệp từ thời điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ cá nhân kinh doanh, tổ chức khác phải hủy hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng (Khoản 3, Điều 14).

 

1.2. Các trường hợp được thực hiện hủy hóa đơn điện tử

Hủy hóa đơn điện tử chỉ được tiến hành trong 2 trường hợp sau: 

- Hóa đơn đã lập có sai sót, người bán và người mua chưa kê khai thuế.  

- Hóa đơn quá thời hạn lưu trữ 10 năm theo luật kế toán.

 

 

2. CÁCH HỦY HÓA ĐƠN HOADON365

2.1. Trường hợp 1: Hủy hóa đơn khi chưa giao hàng, chưa gửi tới người mua (đã lập hóa đơn nhưng chưa ký số)

- Tra cứu tìm hóa đơn muốn hủy

- NSD bấm vào nút Hủy như trong hình.

- Bấm OK để xác nhận

 

 

 

2.2. Trường hợp 2: Hủy hóa đơn khi đã giao hàng, đã gửi tới người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế

Trong trường hợp này Người sử dụng cần phải tiến hành lập hóa đơn thay thế.

2.2.1. Quy định về lập hóa đơn thay thế

Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế, nếu phát hiện sai thì chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua. 

2.2.2 Việc huỷ hóa đơn điện tử có hiệu lực theo đúng thời hạn do các bên tham gia đã thoả thuận. Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.

Người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới theo quy định tại Thông tư 39 của Bộ Tài chính để gửi cho người mua, trên hóa đơn điên tử mới phải có dòng chữ “Hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày tháng năm”.

 

2.3. Với hóa đơn đã kê khai thuế không được hủy, chỉ được lập hóa đơn điều chỉnh

 

3. HỦY HÓA ĐƠN GIẤY KHI SỬ DỤNG HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

 

Thời hạn cuối cùng để các doanh nghiệp chuyển sang hóa đơn điện tử là 31/10/2020. Với doanh nghiệp vẫn còn hóa đơn giấy thì tiếp tục sử dụng, với doanh nghiệp hết hóa đơn giấy thì chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử.

 

Cách hủy hóa đơn giấy khi chuyển sang hóa đơn điện tử như sau:

 

Bước 1:           Quyết định thành lập hội đồng hủy hóa đơn bao gồm:

Đại diện ban lãnh đạo

Đại diện bộ phận kế toán của tổ chức 

Bước 2:           Tiến hành lập:

Bảng kiểm kê hóa đơn sẽ hủy cần ghi rõ:

Tên, ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số…hay kê khai chi tiết từng hóa đơn nếu hóa đơn hủy không liên tục.

                        Tiến hành kiểm kê số hóa đơn cần hủy và ký xác nhận.

Tiến hành hủy hóa đơn và Lập biên bản hủy hóa đơn:

Biên bản ghi rõ thông tin (loại hóa đơn, mẫu hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, từ số …đến số, từ quyển …đến quyển…

                        Hình thức hủy hóa đơn: Đốt, cắt góc, xé bỏ…

                        Biên bản hủy hóa đơn cần có chữ ký của tất cả những người trong hội đồng hủy hóa đơn.

Thông báo kết quả hủy hóa đơn giấy đã phát hành.

Tham khảo thêm: Điểm d, Khoản 3, Điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC.

Bước 3:           Thông báo kết quả hủy hóa đơn cần ghi rõ: Loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy, lý do, ngày giờ, phương pháp hủy.

Bước 4:           Lấy mẫu hủy hóa đơn có trong phần mềm kê khai  chuyển gửi tới cơ quan thuế.

Bước 5:           Thông báo phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử.

 

Hồ sơ hủy hóa đơn bao gồm những loại giấy tờ nào? 

Bộ hồ sơ hủy hóa đơn gồm 4 loại giấy tờ sau:

Quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn.

Bảng thống kê hóa đơn cần hủy.

Biên bản hủy hóa đơn.

Thông báo kết quả hủy hóa đơn (Mẫu 3.11: Phụ lục 3 ban hành kèm Thông tư 39/2014/TT-BTC).

 

Hủy hóa đơn điện tử là một trong những thông tin mà các doanh nghiệp, đơn vị phải nắm chắc trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử để tránh những sai sót. Khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử HOANDON365 vui lòng truy cập website: https://hoadon365.vn hoặc Hotline: 090 1010 365 để được tư vấn dịch vụ hóa đơn điện tử.